3 fontos projektmenedzsment szoftver funkció kisvállalkozások számára

A cikk eredeti szerzője Leah Diviney, a Biteable.com content manager-e. Olvasd el a cikket angolul, a monday.com blogján.

This article originally appeared on the monday.com blog. Read it here.

Hatékonyság illusztráció

Akár egy reklámügynökségben szervezitek a következő nagy reklámfilm disztribúcióját, vagy egy Startupban fejlesztitek az első terméketeket, a megfelelő projekt menedzsment szoftver (PMS) kiválasztásán nagyon sok múlik egy kis csapat számára.

Egy megfelelő eszközökkel megtámogatott, jól működő menedzsment rendszeren múlik, hogy egy projekt elbukik, vagy a határidő és költségkeret betartásával, jó minőségben kerül átadásra.

Hogy találhatja meg egy válogatós csapat a megfelelő projekt menedzsment alkalmazást? A csapat méretéből kifolyólag valószínűleg az erőforrásaitok korlátozottabbak, és máshogy működtök, mint egy nagyobb létszámú szervezet.

Ebben a bejegyzésben három szempontot javaslunk, ami egy kisvállalkozásnak segítséget nyújthat a megfelelő program kiválasztásában.

1. Rugalmasság és skálázhatóság

Előfordulhat, hogy egy nagyobb cégre méretezett PMS összes funkcióját nem fogjátok majd kihasználni. Ettől függetlenül, ne essetek abba a csapdába, hogy egy túl egyszerű eszközt választotok – ne keverjétek össze az aktuális igényeiteket azzal, amire a jövőben szükségetek lehet.

Ahogy a cég nő és változik, a PM igényeitek is fognak, szóval tartsátok szem előtt a rugalmasságot és a skálázhatóságot, mikor szoftvert kerestek. Sok kellemetlenséget okozhat, ha később másik platformra kell váltani, esetleg több különböző eszközből kell összetákolni valamit, hogy a növekvő igényeket kezelni tudjátok.

Íme néhány kérdés, amin érdemes elgondolkodni:

Tud a kinézett szoftver több különböző projekt menedzsment frameworkben is dolgozni?

A használt frameworknek nagy jelentősége van: A Project Management Institute felmérése (pdf link) szerint az erőforrások több mint 11%-a rosszul megválasztott PM módszerek miatt nem hasznosul.

Egy kisvállalkozásnál olyan programra van szükségetek, ami igazodik az aktuális PM frameworkhöz. De arra is fel kell készülnötök, hogy a csapatotok bővül, vagy a munka nagysága megváltozik.

Egy scrumhoz hasonló agilis metódus jól illeszkedik egy szoftverfejlesztő csapathoz, a fejlesztés közben. De mi a helyzet amikor bekerül a marketing csapat is a képletbe, és elkezdődik a kreatívok gyártása? Lehet hogy egy más framework, mint a waterfall vagy critical path megfelelőbb lesz.

A flexibilitás a lehető legfontosabb egy kisvállalkozás részére. A monday.com Work OS megoldása beépített, készen kiválasztható sablonkészletével és automatizmusaival könnyen végigvezetheti csapatotokat a váltásokon és bővüléseken.

Elérhető benne több projekt nézet?

Ami a projekt nézeteket illeti, sok népszerű program nagyon jó egy adott megoldásra. De ahogy már korábban is írtuk, egy túlságosan leegyszerűsítő, leegységesítő megoldás veszélyes lehet egy kisvállalkozás számára.

Ahogy egyre több stakeholder vonódik be a projektekbe, a különböző személyek – és különböző projektek – mind eltérő megjelenítési igényekkel bírnak majd.Emiatt egy olyan eszközt célszerű választani, amivel könnyen kivitelezhető a nézetek variálása.

Egy monday.com-hoz hasonló rugalmas, testre szabható projekt menedzsment eszközzel egy kis csapat könnyedén váltogathat Kanban vagy Gantt táblák, idővonalak és naptárnézet között, a projekt és annak szakaszától, vagy akár az adott stakeholder igényeitől függően.

Hasznos bővített funkciók?

Érdemes szem előtt tartani a PMS által kínált bővített funkciókat is, és hogy azok hogyan hasznosíthatók a csapat bővülésekor.

A jelenlegi programotokban elérhetőek ezek a funkciók?

  • Vendégek hozzáadása munkafelületekhez

  • Munkadiő nyomonkövetése

  • Felhasználók hozzáférésének korlátozása

  • Részletes riportolás

2. Automatizáció

Amikor élesedik egy email kampányotok, manuálisan kell a státuszát átállítani a PMS-ben, és hozzáadogatni az elemeket a kampány munkafelületén?

A dolgozók 54 %-a hetente legalább 5 órát tölt ismétlődő feladatok elvégzésével. A legtöbb ilyen feladatot – mint a folyamatok frissítése – automatizálni lehetne.

Egy kisvállalkozásban ez az idő még fontosabbá válik, mivel mindenki leterheltebb és elfoglaltabb. Ha mindenkinek drágább az ideje, nem érdemes olyan feladatokra órákat pazarolni, amiket egy automata is el tud látni. Ami azt illeti, célszerű ösztönözni a munkavállalók hatékonyságnövelő kezdeményezéseit.

Egy automatizmusokkal rendelkező PMS program kiválasztásával pénzt és időt is spórolhattok, és növelhető a hatékonyság.

3. Könnyű kezelhetőség

Egy kis cégnél könnyen előfordulhat, hogy a gyeplőt nem egy dedikált Projekt Menedzser fogja, és a projekttől függően a felsővezetés tagjai közül valaki funkcionál PM-ként is.

De még ha van is dedikált projekt menedzser a csapatban, biztosan több érintettnek szüksége lesz – időről időre – hozzáférésre a PMS-hez.

Az érintettek közül nem mindenkinek van kellő ideje, vagy szakértelme hogy egy robosztus projekt menedzsment szoftverben kiismerje magát. A jó hír az, hogy a legtöbb PMS egyszerre robosztus és könnyen használható.

A könnyű használat esetén az alábbi szempontokat vizsgáld:

Sablonok

Sok PMS kínál beépített sablonokat, amik megfelelnek a különböző projekt menedzserek igényeinek. Ezek különösen egy kis, gyorsan dolgozni szerető csapat részére felbecsülhetetlen értékűek.

Eszköz integrációk

Az automatizmusokhoz hasonlóan, minél több napi használati programot be tudsz integrálni a PMS-edbe, annál jobban áramvonalasítható a munkád.

Készíts listát a gyakran használt eszközökről (mint a Slack, Zoom – vagy alternatívái, Adobe Creative Cloud, Google Workplace, stb. Ha egy PMS a használt eszközök kevesebb mint feléhez nyújt csak integrációt, valószínűleg nem lesz jó választás nektek.

Felületes áttekintés

Néha egy projekt menedzsernek rá kell fókuszálnia az apró részletekre, mint például „átméretezte már a grafikus a közösségi médiás képeket, és átküldte már a tartalomkezelőnek?”. De a legtöbb esetben egy jól működő csapat gond nélkül megoldja az ilyen apró ügyeket, és a PM-nek csak a nagy képpel kell foglalkoznia.

Ez egy kis csapatnál, ahol a projekt menedzser „több sapkát is visel”, különösen igaz. Ilyenkor a PM sokszor felnéz a dashboardra, hogy átfussa, mi történik a különböző projekteknél. Gondoskodj róla, hogy a választott szoftvered lehetővé teszi ezt.

projekt áttekintés illusztráció

Alapozd a sikert a projekt menedzsment szoftveredre!

A megfelelő program kiválasztása egy kis csapat számára elsőre ijesztőnek tűnhet. De ahelyett, hogy úgy éreznétek, megfulladtok a sok lehetőség között, gondoljatok inkább így rá: egy újabb siker már a sarkon vár!

Egy jól felépített PMS-el rendelkező csapat 21%-al nagyobb valószínűséggel teljesíti a céljait. Egy rugalmas, skálázható és könnyen használható program nektek is segít ide eljutni.

Próbáld ki a monday.com-ot!